Dokumen

Dokumen dan Dokumentasi

PENGERTIN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

1.PENGERTIAN DOKUMEN

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :

1. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

         Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan  arkeologis.

         Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

        Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

2.Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104) 
        Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan. 
         Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.              Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya

         Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

 

 Jenis – jenis Dokumen :

1. Menurut Jenisnya :

1.     Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.

2.     Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya

2.  Menurut Sifatnya :

1.     Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll

2.     Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll.

3.  Menurut Literatur :

1.     Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.

2.     Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

1.     Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik

2.     Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru

             3.     Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi

4.     Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan

5.     Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan

5. Menurut Dokumentasi :

1.     Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil 

penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan

2.     Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur 

primer.

3.     Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur 

sekunder. Misal : buku

6. Segi Fungsi :

            Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung 

 dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. 

1.     Dinamis aktif

2.     Dinamis semi aktif

3.     Dinamis in aktif

 Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam 

pekerjaan kantor.

1.     Dokumen koprol

2.     Dokumen Literal

3.     Dokumen Privat

2. PENGERTIAN DOKUMENTASI

        Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat 

memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan

dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada 

pemakai informasi tersebut.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

1.Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic 

 Conference 1905)

               Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, 
     penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
 

2.Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

        Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, 

yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei 

bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), 

untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

3.Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

        Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen 

dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia 

(documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre 

dans tours les domaines de L’ativite humaine).

                       Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian 
 asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan   
                    Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur 
primer.

          Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

KEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASI

a.  Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan

b.  Mencatat dokumen

c.  Mengolah dokumen

d.  Memproduksi dokumen

e.  Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen

f.   Menyimpan dan memelihara dokumen

  Segi Fungsi :

      Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam 

proses penyelesaian pekerjaan kantor.

·         Dinamis aktif 

·         Dinamis semi aktif

·          Dinamis in aktif

       Statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam 
pekerjaan kantor.

·        Dokumen koprol

·        Dokumen Literal

·        Dokumen Privat